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Groupe HEMA – KLM EMA Vendée

CONDITIONS GÉNÉRALES D’INSCRIPTION ET D’INTÉGRATION

pour les formations initiales, en alternance et VAE, proposées par l’EMA Vendée gérée par la SAS KLM, École de Management en Alternance, Etablissement d’enseignement supérieur privé technique, sise au 3 rue Descartes, 85 600 Montaigu, école créée en 2006 et déclarée auprès du Rectorat de Nantes

pour le Programme de Bachelor 1ère – 2ème – 3ème année et

pour les programmes de Mastère de Management spécialisé :

mise à jour au 21 juillet 2021

BACHELOR

1ère année :  formation initiale

2ème année : formation initiale

3ème année (100% alternance) :

❏ Management général – parcours gestion

❏ Management général – parcours ressources humaines

❏ Développement commercial et marketing – parcours communication digitale

❏ Développement commercial et marketing – parcours commerce international

❏ Développement commercial et marketing – parcours vente/négociation

MASTÈRE DE MANAGEMENT SPÉCIALISÉ EN ALTERNANCE

1ère année (Mastère MS 1)

❏ Management Général et Opérationnel (permettant d’accéder à tous les Mastères MS 2)

❏ Ressources Humaines

❏ Contrôle de gestion

❏ Marketing – Communication – Digital (permettant d’accéder aux Mastères MS 2 « Chef de produit France & International » et « Communication & Digital »)

MASTÈRE DE MANAGEMENT SPÉCIALISÉ EN ALTERNANCE

2ème année (Mastère MS 2)

❏   Management opérationnel et conduite de projet

❏   Ressources Humaines

❏ Contrôle de gestion

❏ Chef de produit France et international

❏ Communication & digital – parcours approfondissement webmarketing

❏ Communication & digital – parcours communication 360°

Précisions liminaires

Vocabulaire

À titre liminaire, il est précisé que d’une part le terme  « école » recouvre les termes école, établissement d’enseignement supérieur, institut, cycle d’enseignement et programme, et que d’autre part, le terme « étudiant » comme le terme « élève » est utilisé dans un sens neutre recouvrant les étudiants et étudiantes de l’école mais aussi les auditeurs et auditrices de la formation continue correspondant aux salariés ou demandeurs d’emplois poursuivants un programme dans le cadre de la formation continue.

Le terme Bachelor est utilisé car il correspond à un standard international. Le titre délivré de Bachelor Grande École, de Bachelor spécialisé (Bs), de Bachelor spécialisé en alternance, de BBA … à l’issue de tel ou tel programme correspond à un titre privé d’école pouvant être associé suivant les cas, à un titre certifié ou reconnu, par l’État français ou un autre État.

Enfin l’expression « convention d’alternance » regroupe les différentes conventions qu’on peut utiliser pour suivre ses études en alternance et en particulier la « convention de stage alterné », créée par le Groupe HEMA dès 1995, le contrat de professionnalisation et le contrat d’apprentissage.

Frais de candidature

Les frais de candidature liés au concours d’entrée ou aux épreuves de sélection de 40 à 60 € restent acquis dès leurs acquittements ou leur versement en cas de désistement et cela quels qu’en soit le motif et la date de celui-ci.

Néanmoins, dans le cas d’un empêchement à une session de concours, ces frais sont reportables dans l’année en cours pour permettre d’accéder à une autre session.

Les boursiers bénéficient d’une réduction des frais de candidature, des frais d’intégration et des frais de scolarité d’un tiers des montants prévus. L’indication des montants est prévue dans chaque document contractuel.

1 – Intégration et frais d’intégration

Tous les frais d’inscription, d’intégration et de scolarité sont tous clairement prévus dans chaque dossier de candidature, lequel doit être signé par le candidat ou accepté dans la cadre d’une candidature en ligne.

1 – 1 : Demande d’intégration

A l’issue des épreuves de sélection, l’élève reçoit par mail ou sous format papier le dossier d’intégration en attendant d’avoir la décision du Jury d’admission.

Dans ce dossier il lui est proposé de formuler une « demande mon intégration » dans le programme choisi.

Le dossier prévoit que : « Cette intégration postule l’engagement ferme et définitif de suivre l’intégralité du programme » choisi et « donc d’achever le cursus au sein de l’école choisie ou d’une des écoles du Groupe HEMA (sous réserve de réorientation ou de cas de force majeure cf règlement article 3).

1 – 2 : Frais d’intégration

Le dossier prévoit le paiement de FRAIS OBLIGATOIRES pour la somme de 380 euros libellé à l’ordre de SAS KLM – EMA Vendée-Nantes, qui correspond aux frais d’intégration : gestion administrative de l’inscription, établissement du contrat d’alternance, éventuels rattrapages en cours d’année, accompagnement de 1er niveau à la recherche d’entreprise (comprenant le séminaire de Techniques de Recherche d’Entreprise, le Job Dating, des ateliers collectifs thématiques et une documentation en ligne)

Ces frais d’intégration sont remboursables sous conditions (voir article 1 de l’extrait du règlement ci-après).

 

et le paiement de la somme de 35 Euros (obligatoire) libellé à l’ordre du BDE de l’école ou du programme choisi (BDE = Bureau des Elèves).

La présente intégration est régie par les conditions figurant dans ce dossier et dans le règlement intérieur de l’école applicable à ce jour, dont le signataire reconnaît avoir pris connaissance. Par ailleurs, il vous est demandé de parapher (les deux initiales de votre prénom et de votre nom) en bas de chaque page suivante au sein desquelles se trouvent les conditions de votre intégration et du déroulement de votre scolarité et de signer le dossier à la dernière page. »

 

L’intégration de l’élève à l’école, dans l’année choisie et le cycle choisi, est examinée dès la réception du présent dossier. Celui-ci comprend sa demande d’intégration dûment signée par l’étudiant, accompagnée du paiement par chèque ou par virement bancaire de ses droits d’intégration, de la cotisation annuelle du BDE ainsi que des documents justificatifs devant nécessairement être joints et dont la liste est communiquée dans ce livret. Les tarifs des droits d’intégration sont réévalués chaque année, voire en cours d’année, en tenant compte du coût de la vie, de l’augmentation des charges et des relations internationales de l’école. Cette réévaluation annuelle ne pourra pas excéder 7 %. Cependant cette limitation ne sera pas applicable dans le cas où l’inflation dépasserait le taux de 4 %.

1 – 2 bis :  CHOIX DE L’ACCOMPAGNEMENT RENFORCÉ (FACULTATIF)

 

Outre les droits liés à l’intégration, il est proposé un accompagnement renforcé, lequel est facultatif mais vivement conseillé. Il donne accès :

  • à un entretien individuel avec un intervenant spécialiste de l’orientation professionnelle (approfondissement du projet professionnel, travail personnalisé sur les outils de candidature…)
  • à la priorité sur les offres d’alternance gérées par l’école (détail dans le règlement ci-après article 4.3)
  • à un ou plusieurs entretiens individuels avec un permanent de l’école : simulation d’entretien de recrutement, rendez-vous de suivi de recherche…

Pour bénéficier de cet accompagnement renforcé, il est demandé le versement de la somme 250 euros (chèque libellé à l’ordre de SAS KLM – EMA Vendée-Nantes).

 

La présente intégration est régie par les conditions figurant dans ce dossier et dans le règlement intérieur de l’école applicable à ce jour, dont vous reconnaissez avoir pris connaissance.

 

Par ailleurs, il vous est demandé de parapher (les deux initiales de vos prénom et nom) en bas de chaque page suivante au sein desquelles se trouvent les conditions de votre intégration et du déroulement de votre scolarité et de signer le dossier à la dernière page.

 

1 – 3 : Engagements liés à la demande d’intégration

La signature de la demande d’intégration et le paiement des droits d’intégration correspondent à la conclusion d’un contrat permettant à l’élève de suivre un programme d’enseignement initial voire alterné et d’avoir le statut d’étudiant. Dans le cadre du choix de la poursuite d’études en alternance, l’élève peut bénéficier de la formule permanente créée et proposée par l’école à savoir la convention de stage alterné. Il peut aussi conclure un contrat de professionnalisation ou un contrat d’apprentissage. Cependant, cette faculté dépend du choix de l’entreprise. Les frais d’intégration sont des frais forfaitaires prévus pour l’ensemble du programme choisi. Les frais annuels correspondent à une partie de ces frais forfaitaires.

Les frais d’intégration comprennent :

  • la gestion administrative de l’inscription
  • l’établissement de la convention d’alternance
  • les éventuels rattrapages en cours d’année
  • l’accompagnement de 1er niveau à la recherche d’entreprise : séminaire de Techniques de Recherche d’Entreprise, Job Dating, ateliers collectifs et documentation en ligne.

 

1 -4 : Remboursement des frais d’intégration

Les frais d’intégration sont remboursables dans le mois qui suit le premier trimestre de cours sous trois conditions cumulatives :

  • le contrat d’alternance débute au premier jour de cours de l’année académique
  • l’alternant est conservé par l’entreprise pendant le premier trimestre
  • l’entreprise s’est acquittée du paiement des frais de formation dus à l’école pendant le premier trimestre.

 

L’intégration est définitive dès la signature de la présente demande d’intégration, quels que soient les modalités et les délais de versement des frais. Pour compléter son intégration, l’étudiant devra remettre tous les documents administratifs exigés par l’établissement, s’affilier à la Sécurité sociale étudiante CVEC (CVEC – si statut étudiant) et conclure une convention d’alternance (dans le cas du choix de l’alternance) avec une entreprise et l’école tout en respectant les délais et la durée d’alternance exigée pour l’obtention du titre délivré par l’école (dans le cas du choix d’un cursus en alternance).

Le régime de la Contribution à la Vie Etudiante et de Campus (CVEC) est particulier. Les alternants sous convention de stage ont le statut étudiant et doivent donc obligatoirement s’acquitter à chaque rentrée de la Contribution à la Vie Etudiante et de Campus. Cette cotisation n’est pas due par les alternants en contrat de professionnalisation ou contrat d’apprentissage, ni par les stagiaires de la formation professionnelle indemnisés par Pôle Emploi.

La cotisation à l’association du Bureau des élèves est obligatoire lors de l’inscription chaque année.  Le BDE contribue à la convivialité au sein de l’école en organisant des évènements et des sorties.

 

1 – 5 : Résiliation de l’intégration

L’intégration est résiliée de plein droit, à la seule initiative de l’établissement, dans le cas où l’élève ne s’est pas acquitté des droits d’intégration dans les délais prévus ou convenus, l’étudiant ne s’est pas affilié à la Sécurité sociale étudiante au plus tard le premier jour des cours ou au moment de son intégration, ou ne fournit pas les documents exigés par l’établissement ou n’a pas conclu avec une entreprise, la convention d’alternance proposée par l’école et ne respecte pas les délais et la durée d’alternance exigée pour l’obtention du titre délivré par l’école (dans le cas de programme en alternance obligatoire), ou, n’est pas à jour de ses obligations financières vis à vis de l’école, ou enfin ne respecte pas les règles prévues dans les paragraphes suivants relatifs à la recherche d’entreprise. Il en est de même lorsque l’étudiant démissionne, se trouve dans l’impossibilité de poursuivre ses études ou est frappé par une exclusion. Cette résiliation sera considérée comme une interruption volontaire et illégitime de l’étudiant de ses études et le placera dans les cas prévus au paragraphe 3-2 (voir infra).

Aucune attestation et aucun document ne peut être délivré tant que les droits d’intégration n’ont pas été versés et que l’élève ne justifie pas d’une couverture sociale. De la même façon, aucun document, aucune attestation, aucun relevé de notes, résultats … ne pourra être remis tant que l’élève ne sera pas à jour de ses obligations financières, pédagogiques et administratives.

Dans ces cas, les droits d’intégration et la cotisation BDE restent définitivement acquis à l’école.

Il est rappelé que l’immatriculation à la Sécurité sociale CVEC et les droits d’intégration sont exigibles à chaque intégration annuelle et même en cas de prolongation à l’issue du programme, dès l’instant que les obligations pédagogiques et ou professionnelles n’ont pas été remplies. Dans ce cas, les droits applicables sont ceux de l’année précédente prolongée.

Cependant si un étudiant est obligé de passer un ou des rattrapages à l’issue du programme sur décision du jury d’attribution des titres, il devra s’acquitter du quart des droits d’intégration de l’année en cours et s’il est ajourné, de la moitié (pour plus de précision, voir le règlement de l’école).

2 – Durée des études

2 – 1 : Programme Bachelor

Le programme de Bachelor spécialisé dure trois ans. Des admissions parallèles sont possibles chaque année. Les deux premières années se déroulent en formation initiale, de début octobre à fin juin, dont trois mois de stage à temps plein en entreprise.

La troisième année du programme de Bachelor se déroule exclusivement en alternance, sur douze mois, de début octobre à fin septembre.

 

2 – 2 :  Cycle Mastère de Management spécialisé en alternance (Mastère MS)

Le programme de Mastère de Management spécialisé en alternance dure deux ans et débute en octobre pour se terminer fin septembre (24 mois).

Pour les élèves en admission parallèle en Mastère MS 2ème année, le programme dure quinze mois, d’octobre de l’année en cours au mois de décembre de l’année suivante.

Les trois mois supplémentaires ont pour objectif de rattraper les compétences managériales acquises par les élèves ayant suivi le programme de Mastère MS 1ère année.

 

  • Cas particulier de la rentrée décalée de janvier

Dans le cadre de la rentrée décalée de janvier, l’année académique commence en janvier et se termine fin septembre (ou fin décembre pour les Mastère MS 2) et comprend un programme de rattrapage de certains cours du trimestre manqué (octobre à décembre).

3 – Faculté de désistement après l’intégration et interruption des études

3-1 : Désistement après l’intégration à un programme lors d’une première admission

Tout étudiant ne souhaitant pas maintenir son intégration a la possibilité de se désister dans les quinze jours de celle-ci. Cette faculté est réservée à l’étudiant qui s’inscrit pour la première fois. Il fera connaître son intention par lettre adressée au Directeur de l’école, par courrier recommandé avec accusé de réception. En ce cas, la moitié des droits d’intégration sera remboursée.

Passé ce délai et cette faculté de rétractation, les frais d’intégration ne seront pas remboursés. De plus les frais de scolarité prévus pour la formation initiale seront considérés comme intégralement dus et cela quelles que soient les raisons invoquées, sauf en cas d’interruption légitime. Cependant, l’étudiant a la faculté de reporter son intégration à l’année suivante en faisant connaître son intention par écrit laquelle doit être acceptée par la Direction de l’école. Dans le cas d’un report, la moitié des frais d’intégration sera demandée.

Si l’étudiant n’a pas réussi à obtenir le diplôme qu’il préparait, pour intégrer ledit programme ou l’école, les droits d’intégration seront remboursés intégralement sur demande écrite et sur présentation de la copie d’un document officiel d’ajournement sous réserve que cette demande de remboursement ait été formulée par écrit par courrier RAR et adressée dans les 15 jours de la décision d’ajournement ou au plus tard dans les 15 jours du début des cours. Mais il est rappelé que l’admission dans un programme est valable une année, le candidat pouvant donc reporter son intégration à la prochaine rentrée voire intégrer l’année choisie mais dans ce cas, il doit s’engager par écrit à repasser ledit diplôme. A défaut de ce diplôme, le titre ou le diplôme de l’école ne pourra pas être délivré.

3-2 : Interruption des études en cours de programme

L’école propose un programme, dont la durée peut varier (en plusieurs mois, en un an, 15 mois, en deux, trois, quatre ou cinq ans), qu’elle s’interdit de suspendre ou d’interrompre, quels que soient les motifs, sauf à engager sa responsabilité. Il est précisé que le programme tel que proposé dans les brochures de présentation et sur le site est susceptible d’être modifié tout en conservant les grands axes professionnels et pédagogiques.

De la même manière, elle ne peut interrompre les études d’un étudiant de manière discrétionnaire. Cette interruption ne peut résulter que d’une absence de respect du règlement intérieur, du règlement des études ou du règlement pédagogique.

Il est rappelé qu’un programme tel que défini dans la plaquette ou sur le site internet est constitué comme une unité pédagogique et professionnelle. Le programme est conçu par des composantes pédagogiques et professionnelles interdépendantes lesquelles sont architecturées de manière cohérente, complémentaire et progressive.

C’est pourquoi il ne peut y avoir de délivrance d’un quelconque titre professionnel intermédiaire même s’il existe des étapes d’acquisition de compétences par année académique. Délivrer un tel titre n’a que très peu de sens professionnel. En revanche dans le cadre du programme Grande École, il est délivré un titre d’école généraliste de Bachelor Grande École, à l’issue de la troisième année d’enseignement validé, ce qui permet de marquer une étape d’acquisition de connaissances, de compétences et de niveau d’études.

Comme l’étudiant s’engage pour la durée totale du programme envisagé, il ne peut, comme l’école, interrompre celui-ci sauf pour des motifs légitimes relevant soit d’un changement radical ou manifeste d’orientation, soit d’un arrêt total des études (à certaines conditions voir infra), soit d’un cas de force majeure ou de l’impossibilité de poursuivre ses études ou de les reporter. Il revient bien évidemment à l’étudiant d’apporter la preuve de sa demande.

Dans ce cas, il doit en faire la demande par écrit en recommandé avec AR et respecter un préavis de trois mois avant la fin de l’année académique, à savoir avant le 30 juin de l’année en cours. À défaut, cette absence de demande d’interruption signifie que l’étudiant manifeste son intention de poursuivre ses études et son programme avec les mêmes conditions pédagogiques, financières et professionnelles telles que définies dans le présent dossier.

Cette interruption ne peut se faire qu’en fin d’année académique afin de terminer l’année en cours d’un point de vue académique pour respecter tous les engagements financiers pris pour l’année académique et les engagements pris vis à vis des professeurs et intervenants, et d’un point de vue professionnel, de manière à respecter les obligations liées aux entreprises d’accueil. Ainsi l’année doit être suivie jusqu’à son terme sauf dans le cas de force majeure.

Dans le cas d’un motif légitime, l’étudiant pourra partir en fin d’année académique sans qu’une quelconque somme supplémentaire ne puisse lui être demandée, somme liée à son intégration ou à ses frais de scolarité sauf celles relatives à l’année écoulée.

En revanche, il en sera autrement si les motifs de l’interruption n’étaient pas légitimes (cf supra). Ce serait le cas par exemple de l’étudiant qui décide d’interrompre ledit programme en deux, trois, quatre ou cinq années, pour intégrer un autre établissement d’enseignement supérieur (public ou privé) pendant sa scolarité et pour y poursuivre un programme de management, de commerce ou de gestion équivalent ou proche de celui ou de ceux proposés par l’école ou le Groupe HEMA. De la même façon, l’étudiant ne pourrait pas interrompre ses études et son programme pour être engagé à temps plein par l’entreprise dans laquelle il fait son alternance ou tout autre entreprise.

Dans tous les cas, le fait pour un étudiant de se présenter – de sa propre initiative, à la demande de l’entreprise ou d’un autre établissement d’enseignement – à une entreprise connue, trouvée ou obtenue dans le cadre de la présente intégration et de conclure avec elle une convention d’alternance, une convention de stage ou un contrat de travail, sous l’égide d’un autre établissement d’enseignement supérieur (public ou privé), caractérise un acte de violation du présent engagement et est considéré comme un acte d’interruption illégitime des études. Cette obligation de loyauté persiste durant l’année académique d’intégration alors même que l’étudiant a dépassé les délais de recherche, a démissionné, a été exclu ou a été contraint de résilier son intégration, et cela, quels que soit les motifs invoqués.

Dans ces cas d’interruption illégitime des études, l’étudiant sera redevable d’une indemnité forfaitaire égale aux frais de fonctionnement restant à courir jusqu’à la fin de l’année en cours et des droits d’intégration restant à acquitter sur la partie du programme non effectuée. A cette obligation s’ajoutera une indemnité forfaitaire égale au tiers des frais de fonctionnement prévus pour le reste du programme non effectué. Cette indemnité compense la perte d’une partie du paiement des frais de fonctionnement que l’établissement aurait dû percevoir dans le cas d’un cursus intégral, ce qui correspond à l’investissement global de l’école pour chaque élève qui s’inscrit dans un de ses programmes et des engagements financiers annuels et pluriannuels pris pour accueillir et former des élèves.

Tant que cette indemnité n’est pas réglée, aucun document tels que bulletin de notes, résultats, attestation … ne pourra être remis à l’élève et cela quel que soit le motif.

Cette obligation demeurera alors même que son passage en année supérieure lui aurait été refusé, sauf décision contraire de l’école après examen de la légitimité du motif et en particulier des motifs de réorientation de l’élève concerné dans une filière différente.

Les règles prévues dans le paragraphe 3-2 sur l’interruption des études en cours de programme sont considérées comme essentielles et déterminantes.

4 – La recherche d’entreprise – Obligations des parties

  1. Une implication active de l’étudiant

Il revient à l’étudiant de rechercher une entreprise.

La recherche d’alternance implique un engagement actif de la part de l’étudiant, le suivi d’une méthodologie rigoureuse, de la persévérance et le respect des conseils donnés par l’école.

Cependant cette convention étant intuitu personae dans les rapports entre l’étudiant et l’entreprise, l’école ne peut assumer aucune obligation de résultat dans cette recherche qui relève de l’initiative, de la responsabilité et du libre choix de l’étudiant.

La recherche d’une entreprise d’accueil pour l’alternance fait l’objet d’une notation intégrée dans le bulletin de notes.

2. Formules d’alternance

Il est rappelé que la convention de stage alterné est la convention par principe, formule permanente applicable à tous les cas d’alternance. En s’inscrivant et en intégrant l’école, le candidat-admis devient étudiant et obtient ce statut avec tous les droits qui s’y rattachent. Nul ne peut intégrer l’école et prétendre au titre s’il n’a pas passé le concours d’accès et été évalué sur le plan de son potentiel d’employabilité.

Par exception, l’élève peut conclure un contrat de professionnalisation ou contrat d’apprentissage, lesquels sont une autre forme de contrat qui peut être envisagée en fonction de la décision de l’entreprise. Il s’agit du libre choix de l’élève ou de l’entreprise de conclure un tel contrat, qui est considéré comme dérogatoire pour l’école. C’est pourquoi, un élève qui refuserait une convention de stage alterné pour des motifs de convenance personnelle et qui finalement ne peut poursuivre ses études en alternance, se trouve dans un des cas de rupture illégitime prévus à l’article 3 (cf supra).

3. Accompagnement de l’école à la recherche d’entreprise

L’école propose deux niveaux d’accompagnement à la recherche d’entreprise.

  • Le 1er niveau d’accompagnement est accessible à tous après le règlement des frais d’intégration. Il comprend :
  • Une documentation en ligne: conseils méthodologiques, listes de sites de recherche d’offres d’alternance, exemples de missions en entreprise…
  • Séminaire de Techniques de Recherche d’Entreprise. Cette journée vise à améliorer les outils de candidature (CV, lettre de motivation), aide à formaliser le projet professionnel à court terme et apporte une méthodologie de recherche et des informations sur l’alternance
  • Un ou plusieurs Jobs Dating (sous réserve d’offre correspondant au profil de l’étudiant) : événement organisé par l’école pour faire se rencontrer des recruteurs et des étudiants en recherche d’alternance
  • Ateliers collectifs: l’école propose des ateliers thématiques, notamment sur la prospection téléphonique et les simulations d’entretiens de recrutement

 

  • Le 2ème niveau d’accompagnement, appelé « accompagnement renforcé », est accessible aux étudiants qui souscrivent cette formule facultative, moyennant une somme forfaitaire (cf demande d’intégration en début de dossier).

Cette formule est vivement conseillée pour tous les étudiants, en particulier pour ceux qui se reconnaissent dans l’une des situations ci-dessous :

  • peu ou pas d’expérience professionnelle
  • un projet professionnel à approfondir
  • peu ou pas d’expérience de la recherche d’alternance

Elle comprend :

  • un entretien individuel avec un intervenant spécialiste de l’orientation professionnelle : approfondissement du projet professionnel, travail personnalisé sur les outils de candidature, identification des compétences transversales.
  • un ou plusieurs entretiens individuels avec un permanent de l’école: simulation d’entretien de recrutement, rendez-vous de suivi de recherche, conseils méthodologiques…
  • l’accès prioritaire aux offres d’alternance gérées par l’école.

L’école gère chaque année près d’une centaine d’offres d’alternance. Le positionnement sur des offres est réalisé en fonction des missions proposées, du projet de l’étudiant et de la formation envisagée. L’école ne saurait s’engager sur un nombre minimum de positionnements par étudiant.  Le terme « positionnement » signifie la mise en relation de l’étudiant avec une entreprise ayant exprimé un besoin de recrutement en alternance auprès de l’école et ayant validé les modalités de formation de l’EMA.

Pour pouvoir positionner un étudiant, l’école devra avoir validé ses outils de candidature (CV et lettre de motivation).

Si la formule d’accompagnement renforcé n’a pas été choisie lors de la demande d’intégration, elle peut être souscrite ultérieurement à tout moment.

5 – Frais de scolarité et frais de fonctionnement – Délais relatifs à la recherche d’entreprise

Dans le cadre de la formation en alternance, les frais de formation sont pris en charge par l’entreprise grâce à trois systèmes d’alternance possibles (convention de stage alterné, contrat de professionnalisation ou contrat d’apprentissage)

Dans le cadre d’une formation initiale, ils sont à la charge de l’étudiant et peuvent être réglés en dix versements mensuels égaux maximum à compter du premier mois de cours.

Bachelors

1ère année

(formation initiale)

3 700 €

2ème année

(formation initiale)

3 800 €

3ème année

(formation en alternance)

7 100 €

 

Mastères MS
Formation  en alternance
1ère année 8 500 €
2ème année 8 750 €

2ème année

Admission parallèle (15 mois)

10 200 €

 

Les tarifs des droits d’intégration sont réévalués chaque année, voire en cours d’année, en tenant compte du coût de la vie, de l’augmentation des charges et des relations de partenariats de l’école. Cette réévaluation annuelle ne pourra pas excéder 7 %. Cependant cette limitation ne sera pas applicable dans le cas où l’inflation dépasserait le taux de 4 %.

Dans le cadre de la formation en alternance, les frais de fonctionnement sont pris en charge par l’entreprise et /ou l’OPCO grâce à trois systèmes d’alternance possibles.

– soit au moyen de la convention de stage alterné qui est la formule permanente de l’école proposée aux entreprises dont les conditions d’application et de recherche sont prévues dans les paragraphes suivants.

– soit au moyen du contrat de professionnalisation ou du contrat d’apprentissage suivant la décision de l’entreprise (suivant la législation en vigueur).

Choix du type de contrat d’alternance

Il est rappelé qu’il revient à l’entreprise de faire le choix du contrat de professionnalisation ou d’apprentissage plutôt que la convention de stage alterné, ce choix devant être validé et accepté par les organismes financeurs s’agissant du contrat de professionnalisation ou d’apprentissage.  Cette décision lui revenant, le choix qui serait refusé par l’étudiant ne peut être utilisé comme motif pour justifier une difficulté de recherche ou une absence de signature d’une convention d’alternance. Autrement dit, la proposition faite par une entreprise d’utiliser telle convention ou tel contrat qui serait refusée par l’étudiant doit être considéré comme ayant été acceptée par l’étudiant et ainsi pris en compte dans le calcul des délais de recherche.

6 – Délai de recherche et durée de l’alternance :

Il est rappelé que l’école tolère donc qu’un étudiant ne soit pas en alternance avec une entreprise pendant une durée qui ne peut excéder quatre mois sur l’ensemble du programme en alternance qui peut être de 12 à 15 mois, de deux ans ou de trois ans.

Passé ce délai ou cette durée de quatre mois, l’intégration en alternance sera résiliée de plein droit. L’école se verra donc dans l’obligation de résilier le contrat d’intégration et pourra proposer un report. L’école pourra aussi l’inviter à basculer en formation initiale. Des aménagements sont possibles en cas de force majeure, en fonction de l’implication de l’élève dans sa recherche et de son dossier pédagogique et professionnel.

Il rappelé que ce délai sert principalement à protéger l’étudiant qui subirait une situation exceptionnelle. En effet cette tolérance, qui doit être dûment décidée par la direction de l’école, ne peut être justifiée que par des éléments graves (difficultés à trouver une entreprise, rupture imposée de la convention, force majeure …).

  • – 1 – Pour les étudiants s’inscrivant pour la première fois à l’école (primo-inscrits) les conditions de la recherche d’entreprise sont les suivantes.

Délai de recherche gratuit : 2 mois possibles sous certaines conditions

Il est souhaitable d’avoir une entreprise d’accueil lors du début des cours (début octobre ou début janvier pour l’admission en janvier). Cependant, si l’étudiant n’a pas trouvé d’entreprise, l’école offre le premier mois (octobre ou janvier) de gratuité des frais de fonctionnement de l’école. Ce mois de gratuité peut être renouvelé exceptionnellement une fois (novembre ou février pour l’admission en janvier) sur demande écrite auprès de la direction de l’école. Cette demande devra être motivée et justifiée par des motifs réels et sérieux dont l’appréciation appartient souverainement au chef d’établissement. L’étudiant qui n’aura pas obtenu le concours financier de l’école, aura le choix, soit de régler une participation aux frais pédagogiques de 590 à 630 € (suivant le programme) pour le mois de novembre ou de février, soit de démissionner ou de reporter son inscription.

Délai de recherche payant : 2 mois possibles

Si l’étudiant n’a toujours pas trouvé une entreprise au début du mois de décembre ou de mars (pour l’admission en janvier), et par la suite, l’élève peut demander à rester au sein de l’école pour y suivre les cours et basculer en formation initiale. Il s’engagera alors à verser les frais de scolarité prévus dans le présent dossier. De la même façon, il peut demander à rester dans la formation en alternance pour y poursuivre sa recherche d’une entreprise. Dans ce dernier cas, il ne sera redevable des frais pédagogiques de 590 € à 630 € (suivant le programme) par mois que s’il trouve une entreprise d’accueil. Cependant, passée le délai de six mois pour les élèves de la rentrée d’octobre et de quatre mois pour les élèves de la rentrée décalée, ils devront faire le choix de la formation initiale avec ou non la poursuite d’une recherche d’entreprise et donc de prendre en charge financièrement le coût de la formation. Ils peuvent également faire un report (cf infra).

Si l’élève trouve une entreprise en cours de mois, il lui sera demandé une somme calculée en fonction de la règle du trentième (une convention conclue le 10 du mois de référence, conduira l’étudiant à verser une somme égale à dix trentième d’un mois de frais de fonctionnement).

6 – 2 Pour les étudiants intégrant une nouvelle année après avoir été inscrits au sein de l’école ou du Groupe HEMA l’année passée en alternance et ayant effectué une année en alternance, il leur est rappelé l’existence du délai de quatre mois pour la recherche d’une entreprise valable pour les deux à trois années du programme visé.

L’étudiant doit être à jour de ses obligations financières. A défaut d’être à jour en cours d’année et a fortiori en fin d’année, l’école se réserve le droit de refuser de délivrer toute signature de documents (certificat d’intégration, de scolarité …) ou copie de documents, de retenir les résultats aux examens, la décision du jury et le titre obtenu voire même de faire passer les examens en cours d’année et les examens terminaux et a fortiori les épreuves de rattrapage, d’accéder au concours ou séminaires et enfin de refuser la réintégration dans l’année supérieure.

7 – Echec dans la recherche d’une entreprise d’alternance

Dans le cas où l’étudiant ne conclut pas de convention d’alternance avec une entreprise d’accueil, dans les conditions prévues dans le présent dossier, l’intégration en alternance est résiliée de plein droit à la seule initiative de l’école, les frais d’intégration demeurant acquis à l’école.

Il n’y a donc pas lieu à remboursement quelle que soit la cause de la non conclusion de la convention d’alternance entre l’étudiant et une entreprise.

L’étudiant a alors trois choix :

7 – 1 – Soit il opte pour suivre son programme en formation initiale et donc il s’engage à financer lui-même sa formation dans les conditions suivantes :

  • Bachelor 3ème année : 5450 €
  • Mastère MS 1 : 6 910 €
  • Mastère MS 2 : 7 100 €
  • Mastère MS 2 admission parallèle (15 mois) : 8 200 €

Il lui sera alors demandé de signer un nouveau dossier d’intégration. Mais à défaut de signature de ce dernier, s’il reste élève et donc suit tout ou partie des cours et des examens de l’année après la date limite fixée pour trouver une entreprise en alternance, il manifeste alors sa volonté de poursuivre ses études en formation initiale et de financer lui-même ses études. Dans le cas contraire, il lui revient de démissionner en recommandée avec AR au plus tard au 31 mars de l’année en cours. Cette faculté n’est pas possible en principe durant la dernière année du programme suivi.

Il est précisé que pour avoir un des titres délivrés par l’école ou une des écoles ou instituts du Groupe HEMA (Bachelor, BBA, Mastère MS), l’élève doit justifier d’un minimum de six mois d’expériences professionnelles en lien direct avec les compétences métiers visées par le titre ou le diplôme préparé et le niveau managérial associé.

7 -2 – Soit il décide de reporter son intégration en janvier de l’année en cours ou pour la rentrée d’octobre de l’année suivante.

a – Il peut reporter son intégration à la rentrée de janvier si celle-ci est prévue par l’école. Dans ce cas, la moitié des frais d’intégration seulement sera demandée pour la deuxième rentrée sauf si cette demande est formulée avant le 31 octobre.

b – Il peut reporter son intégration à la rentrée d’octobre de l’année suivante. Dans ce cas, la moitié des frais d’intégration sera demandée pour la deuxième rentrée et versée avant le 15 juillet.

Pour ce faire, l’étudiant devra en faire la demande avant le 1er mars de l’année académique en cours et obtenir l’acceptation de la direction de l’école qui devra lui être délivrée au plus tard le 1er avril de l’année en cours. En cas de refus, l’étudiant aura la faculté de postuler à nouveau.

7 – 3 – Soit l’élève peut démissionner par courrier par écrit signé de sa part, de préférence en recommandée avec AR, en indiquant les motifs de sa décision. Les frais d’intégration demeureront acquis à l’école

8 – Lieu d’exécution

Les cours dispensés par l’école, dans le cadre de la présente intégration, se tiendront à MONTAIGU – VENDÉE. Cependant les cours pourront être donnés totalement ou partiellement à distance (distanciel) en raison de circonstances particulières – proche de la force majeure – liées à une pandémie, des conflits, émeutes, grèves, intempéries … ou dans le cas d’une fermeture a priori temporaire de l’école par décision administrative, judiciaire ou gouvernementale.

L’école ou son administrateur, se réserve le droit d’en modifier unilatéralement la localisation, dans un des départements limitrophes.

9 – Désignation des parties

L’intégration de l’étudiant à l’école est strictement nominative et ne peut être cédée à un tiers. Par l’école, il est entendu EMA Vendée, gérée par la SAS KLM, Société par action simplifiée au capital de 144 000 Euros ayant pour établissement secondaire l’EMA Vendée immatriculée au RCS La Roche-sur- ayant pour établissement secondaire l’EMA Vendée, École de Management de Vendée, Etablissement d’enseignement supérieur privé technique,  sise au 3 rue Descartes, 85 600 Montaigu, déclarée au Rectorat de Nantes.

10 – Assurance responsabilité civile

L’étudiant s’engage à contracter une police d’assurance auprès d’une compagnie de son choix garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile pour des dommages corporels ou matériels ou autres, causés dans le cadre de sa scolarité et de son activité au sein de l’entreprise d’accueil.

11 – Règlement de l’école

L’intégration par l’étudiant vaut acceptation pleine et entière du règlement de l’école et de toutes modifications qui pourraient y être apportées en cours de programme ou de cursus.

12 – Réclamation – litige – élection de domicile

12 -1 : Réclamation

En cas de réclamation, l’élève doit écrire un mail et l’adresser à l’adresse suivante :

reclamationsema@groupe-hema.com

Une réponse de prise en compte de la réclamation est adressée en retour dans la semaine de la réception du mail sauf cas exceptionnel lié notamment à la fermeture pour congés de l’établissement et autres événements imprévisibles de maladie ou d’indisponibilité du personnel.

L’établissement s’engage dans le mois qui suit à donner une réponse circonstanciée à la demande et / ou indiquer où l’élève peut trouver des éléments de réponses appropriés.

La réclamation doit porter sur des éléments ne se trouvant pas dans les documents écrits signés ou acceptés par l’élève (dossier de candidature, dossier d’intégration, règlement de l’école…) et les documents à disposition sur le logiciel de gestion interne de l’école (calendrier, dates des examens …).

La réclamation est différente de l’appel d’une décision du jury (JAT et JVA), dont la procédure est prévue dans le règlement de l’école.

12 -2 Litige

Tout différent portant sur l’interprétation ou l’exécution des obligations réciproques, faute d’être réglé à l’amiable entre l’école ou son administrateur et l’étudiant, sera de la compétence exclusive du tribunal dans le ressort duquel se situe le siège de l’école et le lieu d’exécution de la convention, à savoir dans le ressort du Tribunal Judiciaire de  La Roche-sur-Yon.

 

  • Déroulement de la scolarité

La scolarité de l’école se déroule de début octobre à fin septembre (voire fin décembre en dernière année en admission parallèle). Les différents cursus sont régis par le règlement de l’école dont les principales règles sont données dans le présent document. Les stages en entreprise doivent être obligatoirement effectués pendant les périodes définies par l’école. Les cours sont dispensés en semaine et le samedi.

 

  • Adaptation des programmes : les programmes, l’intitulé des cours et leur contenu peuvent être modifiés en raison d’une réorganisation pédagogique ou dans le but de les adapter à l’évolution professionnelle en tenant compte des avis des professeurs, des entreprises et des anciens étudiants.

 

  • Suivi des présences : la présence aux cours et travaux dirigés est obligatoire. Une note d’assiduité est intégrée au bulletin de notes et communiquée à l’entreprise d’accueil de l’alternant. Pour être prise en compte, une absence doit être justifiée et acceptée par la Direction de l’école. Un suivi rigoureux des absences est assuré par le département des études.

 

Tenue vestimentaire : Dans la perspective d’une carrière conduisant à un niveau managérial, il est demandé aux étudiants de prendre l’habitude d’une tenue vestimentaire en adéquation avec leurs objectifs professionnels.

Les chaussures de sport avec ou sans marques apparentes et les chemises sans col ne sont donc pas autorisées à l’école. De la même façon, sur le Campus et dans les bâtiments et les salles de cours, les têtes doivent être découvertes sauf pour des raisons médicales, et, les survêtements, vêtements de sport (sauf pour les activités sportives), tenues déchirées, short (pour les hommes) sont proscrites.

  • Contrôle des connaissances : l’évaluation des étudiants est répartie de la façon suivante :

– contrôle final trimestriel et annuel sous forme d’un examen pour chaque matière

– évaluations de l’activité professionnelle et des différents travaux demandés aux étudiants.

 

  • Session de janvier : rattrapage des cours
  • Pour les étudiants qui intègrent en janvier, une partie des cours du premier trimestre sera rattrapée en fonction du planning de l’alternance. Ces rattrapages se dérouleront de janvier à mars et notamment durant les vacances de février et de Pâques.

 

  • Droit à l’image et utilisation des informations de l’élève : L’élève accepte sans condition que les photos et les enregistrements audiovisuels puissent être utilisés par son école en priorité mais aussi pour les autres écoles ou instituts du Groupe HEMA sur son site Internet, sur le site des anciens de l’école et sur les documents imprimés de promotion de l’école et du Groupe HEMA, et cela sans limitation de durée.

Cependant, lorsque la photo ou l’enregistrement est individuel, une autorisation spécifique sera demandée à l’élève.

L’élève autorise l’école à appeler ses parents ou ses proches ou la « personne à contacter en cas de besoin » en cas d’absences aux cours répétées ou prolongées et a fortiori aux examens et oraux voire en cas de motif disciplinaires. De plus l’élève autorise l’école à communiquer à ses parents ou tuteurs les résultats des partiels et examens finaux, sachant que les entreprises sont systématiquement informées des résultats et de l’assiduité de l’élève.

Les informations générales et personnelles recueillies dans le cadre de la candidature et de l’inscription sont strictement réservées à la gestion de l’élève durant son parcours.

  • Loi informatique et liberté

Dans le cadre de la loi « Informatique et liberté », seuls les tiers autorisés conformément à la déclaration faite auprès de la CNIL auront accès aux informations concernant l’élève, lequel a un droit d’accès et de rectification.

13 – Ouverture des programmes et des spécialisations

Si pour un cas de force majeure (par exemple pour incendie, accident…) ou en cas de nombre d’étudiants inscrits insuffisant (le nombre étant fixé à douze minimum), l’école ne pouvait pas ouvrir une des formations, elle s’engage à proposer aux étudiants une formation alternative au sein de l’école ou des autres écoles du Groupe HEMA.

En cas de refus de l’étudiant de cette proposition ou d’impossibilité de l’école à proposer une formation alternative, l’école s’engage à rembourser les droits d’intégration et de candidature sur demande écrite.

Concernant le nombre minimum d’étudiants, la décision d’ouverture sera prise au plus tard le 30 septembre. En cas de décision négative, les étudiants seront avertis par tout moyen.

De la même façon, une option ne peut être ouverte que si un minimum de sept étudiants est inscrit.

Si l’école ne s’est pas manifestée pour l’ouverture de l’option ou de la spécialisation, cette dernière est considérée comme ouverte.

La décision de non ouverture sera prise au plus tard le dernier jour ouvrable du mois de septembre. En cas de décision négative, les étudiants seront avertis par courrier ou tout moyen leur permettant de modifier leur choix avant la rentrée.

Les élèves et l’école prennent le risque qu’en dépit de l’ouverture de l’option, celle-ci ne puisse pas être maintenue en cours d’année en raison d’un nombre d’élèves qui diminuerait et qui deviendrait inférieur à quatre. Bien entendu dans ce cas, l’école trouvera toutes solutions pour adapter le contenu des cours avec une autre option et s’engagera le cas échéant à proposer aux étudiants suivant leur motivation l’admission dans une autre option ou spécialisation.

14 – Pièces et documents demandés lors de l’inscription ou l’intégration

A défaut de l’une de ces pièces demandées ci-dessous, l’intégration du candidat pourra être remise en cause par la direction de l’école et résiliée à la seule initiative de cette dernière.

Documents à renvoyer par les candidats en vue de leur intégration définitive :

Pour une 1ère intégration :

  • une photocopie du dernier diplôme ou d’une attestation provisoire d’obtention de ce dernier. Pour les intégrations en cours d’année, le dossier peut être envoyé sans ce document. En revanche, dès la réception du relevé des notes délivré par le Rectorat, l’Université ou tout autre établissement, une copie doit être transmise par courrier séparé en complément du dossier.
  • une photocopie de la pièce d’identité nationale en cours de validité (passeport accepté).
  • une photocopie du visa en cours de validité pour les étudiants hors Union Européenne ou du Titre de séjour
  • 2 photos d’identité (en couleur – 3,5cm x 5cm) au dos de chacune desquelles vous inscrirez vos NOM et prénom, et le numéro de l’année en cours.
  • pour les étudiants boursiers, la photocopie de la décision définitive de l’attribution d’une bourse par le Rectorat.
  • Attestation à la CVEC sauf pour les étudiants ayant conclu un contrat de professionnalisation

 

Pour chaque intégration annuelle :

  • les chèques correspondants à l’intégration et au BDE
  • le présent dossier d’intégration intégralement rempli et les pages paraphées (les deux initiales de vos prénom et nom) en bas de chaque page suivante.
  • une photocopie du visa en cours de validité pour les étudiants non français ou du Titre de séjour

15 – Signature et engagements de l’élève

Lors de chaque intégration ou inscription, l’élève doit remplir un dossier, le signer et reconnaître « avoir lu le présent dossier et l’extrait du règlement de l’école, et, accepte les règles et conditions qui y sont prévues. »

16 – La VAE : la Validation des Acquis de l’Expérience

Les Titres proposés par l’école à l’issue des différents programmes peuvent être obtenus par une autre voie, celui de la Validation des acquis de l’expérience, la VAE.

Le tarif forfaitaire de 1 600 € est prévu pour pouvoir constituer un dossier complet, pour être accompagné tout au long du processus et pour le présenter devant un jury avant le Jury annuel d’attribution des Titres. Le financement peut être la personne physique elle-même, l’employeur ou les deux.

Le contrat

Un contrat de prestation de VAE est proposé pour toute la procédure et un accompagnement – notamment méthodologique – de huit heures est prévu. Le contrat doit être signé et la somme réglée avant le commencement de la démarche de VAE, sauf accord des parties pour un éventuel étalement des sommes à régler.

L’accompagnement

L’accompagnement permet de faciliter le choix des expériences et des missions appropriées en lien avec le titre visé, la détection des activités exercées et l’analyse des compétences professionnelles et des connaissances mobilisées pour atteindre les objectifs professionnels et les missions demandées au travers de ces expériences.

La demande de VAE s’effectue sur le site Internet de chacune des écoles. Une procédure est prévue et est indiquée. Un dossier de VAE peut-être téléchargé.

La constitution du dossier de VAE suppose une véritable implication de la part du demandeur, une compréhension des enjeux et une démarche volontaire.